6 Zutaten für sinnvolle und produktive Meetings

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Sinnvolle Treffen sind möglich, wünschenswert und sollten das Ziel jeder Exekutive sein. Viele Leute sagen, dass das nützliche Treffen ein Oxymoron ist, und sie haben einen Punkt. Die Forschung zeigt immer wieder, dass die meisten Meetings Zeit verschwenden und erhebliche Summen kosten. Einige Studien zeigen, dass über 75 % der Sitzungen Zeit verschwenden. Get a Klu, ein Corporate Coaching und Training Consulting-Unternehmen festgestellt, dass Profis verlieren 31 Stunden monatlich zu unproduktiven Treffen. Außerdem zeigen sie, dass von den elf Millionen Treffen, die täglich in den USA stattfinden, die Hälfte verschwenderische Treffen sind.

Die Einschränkung verschwenderischer Meetings steigert die persönliche Effektivität und Moral und verbessert die unternehmensweite Produktivität. Ich schätze, dass mindestens die Hälfte der Hunderte von Sitzungen, die ich bei der Arbeit, in der Kirche und anderswo besuchte, unnötig waren. Wir hätten bessere Ergebnisse erzielen können, ohne dass wir uns nicht treffen und dabei die Beziehungen nicht behindern.

Wir müssen uns bemühen, sinnvolle Treffen abzuhalten und die bedeutungslose Epidemie der Treffen zu stoppen. Immer in die Richtung irre, keine Besprechung zu besitzen. Dennoch, wie ich unten zeige, müssen wir uns manchmal treffen. In der Zwischenzeit sind hier sechs Elemente erforderlich, um sinnvolle Sitzungen abzuhalten. Obwohl sie nicht erschöpfend sind, werden sich die Chancen für positive Ergebnisse deutlich verbessern.

Sinnvolle Meetings Zutaten

Diese wenigen Grundlagen schaffen die Grundlage für teilnehmer, die an der Besprechung und im Folgenden aktiv sind, und unterstützen die Produktivität der Gruppe:

Convener
zweck
tagesordnung
Gezielte Eingeladene
Start & End Times & Meeting Etikette
Fluglotse

Convener
Conveners haben die Verantwortung dafür, Dass Meetings sinnvoll sind, um mitfreundlicher und mitfühlender Weise konkrete Ergebnisse zu erzielen. Die Versammlungen oder ihre Delegierten organisieren die Sitzungen, einschließlich der Entwicklung des Zwecks, der Tagesordnung und der erwarteten Ergebnisse, mit relevanten Personen. Sie sorgen dafür, dass die richtigen Leute Highlights aufzeichnen und notwendige Maßnahmen ergreifen, aber sie führen diese Aktivitäten nicht selbst durch, sie stellen lediglich sicher, dass andere sie tun.

Der Einberufer braucht jemanden, der sie dabei unterstützt, den Prozess während des Treffens zu betrachten. Ohne sich um den Prozess zu kümmern, werden ein paar Leute dominieren, und Diskussionen gehen aus Dem Thema. Es ist entscheidend, dass die Leute verstehen, dass die Methode das Ergebnis bestimmt.

zweck

Nicht alle Sitzungen haben den gleichen Zweck. Jede sinnvolle Sitzung muss jedoch einen Zweck haben. Es gibt mindestens drei Besprechungskategorien: Informationsaustausch, Verantwortlichkeit und oder Berichterstellung sowie Problemlösung. Warum sollte jemand ein Meeting ohne ausdrücklichen Zweck einberufen? Oft ist ein Treffen der ideale Weg für einige Leute, eine schwierige Entscheidung hinauszuzögern. Dann wieder, der Einberufer, und vielleicht ein paar andere Leute, kennen den Zweck, aber artikulieren Sie es nicht vor anderen im Voraus, weil das ist die Art und Weise Dinge in dieser firma-armen Kommunikation ist die Norm.

Manchmal rufen die Leute Meetings aus Gewohnheit an. Sie halten wöchentliche und andere Treffen ab, weil das schon seit Jahren geschieht. Und niemand fragt, warum. Ich erinnere mich, dass ich eingeladen wurde, ein Ältester in einer Kirche zu sein. Der Pastor sagte, sie hätten eine wöchentliche Ältestenversammlung, und ich fragte mich, warum. Meine Antwort schockierte ihn. Warum würde ich es nicht wissen? Dennoch, sagte ich, warum müssen wir uns wöchentlich treffen? Die Antwort: Das haben wir immer getan. Ich lehnte die Einladung ab.

Sinnvolle Treffen in Japan

Ich habe zwei Unterschiede zwischen Dengeschäftstreffen dort und im Westen gesehen. Erstens waren die meisten dieser Treffen sinnvoll, aber lang, anders als hier, wo Treffen bedeutungslos und lang sind.

Zweitens, oft in Asien, sagen sie Ihnen den Zweck vor Problemlösungssitzungen. Dann laden sie Leute ein, die planen, an der Versammlung teilnehmen zu können. Hier im Westen kommen viele Menschen unvorbereitet zu Treffen, aber bereit, ihre Ansichten zu äußern.

Drittens achtete die Gruppe darauf, wenn jede Person wahrscheinlich aus Respekt vor den Ältesten und der Hierarchie sprach. Die Teilnehmer hörten einander zu und bauten auf den Beiträgen des jeweils anderen auf. Im Westen, wenn eine Person spricht, hören andere nicht zu, sondern planen seine und ihre Aussage, die nichts mit dem zu tun haben könnte, was gerade gesagt wurde.

Im Westen kennt man das Ziel des Treffens manchmal erst, wenn es beginnt. Oft wird in der Einladung die Art des Treffens nicht erwähnt. Dann wieder, in der Konferenz, konkurrieren wir um Sendezeit. Die Leute hören nicht mit offenem Geist auf die Sicht einer anderen Person. Stattdessen unterbrechen wir uns mitte des Satzes gegenseitig, um unsere Meinungen hinzuzufügen, auch wenn es nicht auf dem Punkt des Redners aufbaut.

In Japan haben wir den Zweck des Treffens von Anfang an festgelegt und vereinbart. Dann konzentrieren wir uns auf die Lösung des Problems. Jede Person konkurrierte nicht um Sendezeit. Allerdings fand ich dieses System schwach in Informationsaustausch und Rechenschaftspflicht Sitzungen. Ich war zum Beispiel im Vorstand zweier japanischer öffentlicher Unternehmen, und der Mangel an Daten, die den Aktionären zur Seite gestellt wurden, und die Kürze der Aktionärsversammlungen haben mich erstaunt.

Sinnvolle Treffen haben Agendas

Das ideale Vehikel für die Festlegung des Termins ist eine sorgfältig ausgearbeitete Tagesordnung mit einer Start- und Endzeit. Es sollte umfassend sein und Diskussionspunkte enthalten: idealerweise mit einer Start- und Endzeit für jeden Tagesordnungspunkt. Außerdem sollte eine Person oder Personen, die für jeden Punkt und das erwartete Sitzungsergebnis verantwortlich sind, angezeigt werden. Oft verbringen wir Zeit mit den ersten Punkten, vor allem, wenn sie unumstritten sind, und überstürzen die übrigen, unabhängig von ihrer Bedeutung.

Gezielte Eingeladene

Leute, die an Meetings teilnehmen, brauchen einen Grund zu besuchen. Wenn die Sitzung Daten teilen oder Berichte von anderen erhalten soll, sollten nur diejenigen Leute besuchen, die für diese Angelegenheiten relevant sind. Wenn der Kurs Probleme lösen soll, variieren die Größe und die eingeladenen Personen je nach Problem. Diese Sitzungen erfordern eine sorgfältige Planung und einen geschickten Einberufer, um sicherzustellen, dass jede Person seine Ansicht ohne Unterbrechung erklärt. Die Leute müssen zuhören, hören und überlegen, was der Redner sagt, bevor sie ihre Ideen geben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Eltern die Meinungen anderer kennen, bevor sie darüber debattieren und sie entlassen.

Hier sind Verfahrensfragen, die uns helfen, während einer Problemlösungssitzung fokussiert zu bleiben.

Erläutern Sie ausführlich, konkrete Vorschläge, bevor Sie sie diskutieren.
Differenzieren Sie Klärungsdiskussionen von Herausforderungen und Inhaltlich.
Beenden Sie einen Vorschlag, bevor Sie zu einem anderen wechseln.
Der Veranstalter sollte vorderhin ansatzbereite Ansätze fördern, die den Status quo in Frage stellen; unterdrücken Sie Diskussionen nie, bis jede Person das Problem versteht. Ungewöhnliche Vorschläge können die Grundlage für die Lösung sein; Halten Sie sie nicht zurück, nur weil sie unbekannt sind.
Niemand sollte Diskussionen monopolisieren.
Der Veranstalter sollte für verschiedene Persönlichkeiten sensibel sein: Einige Leute werden Ermutigung brauchen, um ihre Ansichten zu präsentieren.
Die Sitzung sollte mit den Aktionspunkten übereinstimmen: Jemand sollte die wichtigsten Entwicklungen und spezifische Folgemaßnahmen für jeden Vorschlag aufzeichnen, einschließlich der folgenden:
Wer – Verantwortung für spezifisches Handeln
Was – Art der Arbeit
Wann – der Zeitpunkt des nächsten Feedbacks
Kosten – die Quelle der Ressourcen, die bis zur nachfolgenden Rückmeldung erforderlich sind
Obwohl viele der oben genannten Punkte für alle Sitzungen gelten, sind sie während einer Problemlösungssitzung besonders wichtig.
Start & End Times & Meeting Etikette

Wenn der Einberufer oder eine andere Person die Besprechung einberuft, sollte die Einladung die Start- und Endzeiten sowie die Zeit und die Verantwortung für jeden Tagesordnungspunkt anzeigen. Die Sitzung sollte nicht länger als 45 Minuten bis zu einer Stunde dauern und sich an die vorgegebenen Zeiten halten.

Lassen Sie keine späten Teilnehmer zu. Weisen Sie alle Eingeladenen darauf hin, dass die Besprechung zum vereinbarten Zeitpunkt beginnt, so dass jede Person einige Minuten vorher da sein muss, um einen pünktlichen Start zu gewährleisten und sich an die vorgesehenen Zeiten zu halten. Das Beleidigendste, was ich in Meetings und Veranstaltungen sehe, ist, wenn die Einberuferin sagt, dass sie auf mehr Leute warten wird, die ankommen. Das ist eine Beleidigung für diejenigen, die pünktlich ankamen und lediglich eine schlampige Lateness-Kultur förderten.

Sinnvolle Treffen bedeuten eine ordnungsgemäße Zeitmessung und die folgende Konferenz-Etikette:

Keine Nachzüter erlaubt
Kein Gespräch über Handys oder Nebengespräche im Raum
Wenn jemand den Ort verlässt, um einen Anruf zu tätigen oder mit einem Kollegen im Flur zu sprechen, darf er nicht
Keine fremden Diskussionen: Zeitaufwand muss sich auf Tagesordnungspunkte konzentrieren
Das Treffen endet pünktlich, und jedes Thema erhält seine geplante Zeit
Keine Unterbrechungen – jeder Mensch muss seine Gedanken beenden, und niemand darf unterbrechen. Darüber hinaus muss sich der nächste Kommentar auf die neueste Erklärung beziehen, es sei denn, der Einberufungsgeber beschließt, zu einem anderen Thema überzugehen.
Jede anwesende Person ist wertvoll, und ihre Ansichten sind willkommen, und ermutigt wird niemand, die Diskussionen zu monopolisieren.
In meinen “laufenden Meetings” (meine Klassen) bestehe ich darauf, dass meine Schüler fünf Minuten vor dem Start im Klassenzimmer sind. Schüler, die nicht pünktlich sein können, können während einer Pause teilnehmen, jedoch nicht während der Unterrichtseinheit. Meine Schüler bekommen es und sind pünktlich 99,99% der Zeit.
Sinnvolle Treffen brauchen einen Fluglotsen

Eine Person, die versucht, Diskussionen zu übernehmen, ist die schwierigste, aber entscheidende zu verhindern. Oft konzentriert sich der Veranstalter oder Der Stuhl nicht auf den Prozess, so dass die Leute aus dem Thema aussteigen. Ein paar Leute kontrollieren die Diskussionen, und das Treffen endet, ohne sein Ziel zu erreichen. Es ist wichtig, dass der Veranstalter jemanden auswählt, um eine faire Sendezeit für diejenigen zu gewährleisten, die über das nötige Wissen verfügen. Ein “Fluglotse” oder Prozessberater (Berater) ist die Person, die dies tut.

Prozessberater

Wenn der Fokus nur auf dem Ergebnis liegt, werden schüchterne Leute und andere, die nicht um die Sendezeit wetteifern wollen, nicht sprechen. Andere werden reden, aber wenig bieten. Ein Prozessberater, der neben dem Veranstalter sitzt, um sich auf den Prozess zu konzentrieren und den Veranstalter ohne Ablenkung über abweichende Prozessfragen zu informieren, ist für ein sinnvolles Treffen von entscheidender Bedeutung. Während sich der Veranstalter mit dem Ergebnis befasst, betrachtet der Berater den Prozess, um sicherzustellen, dass genügend Luftfürszeit für Leute ist, die einen Beitrag leisten müssen. Der Berater wird sich die Körpersprache anschauen, Nonverbale, Leute, die zu viel reden, Leute, die versuchen zu sprechen, aber unfähig, und so weiter.

Die Rolle des Beraters ist schwierig, weil er oder sie nicht Teil der Diskussionen ist, aber versucht er oder sie, durch den Veranstalter eine maximale Teilhabe in der Gruppe zu fördern. Ein versierter Berater wird den Fluss von Bewertungen beobachten und leute sicherstellen, die zögern würden zu sprechen, aber die sprechen möchten, bietet seine und ihre Ansichten zu zentralen Themen an. Meine Erfahrung ist, dass diese reservierten Leute die bemerkenswertesten positiven Auswirkungen auf das Ergebnis des Treffens haben.

Wann müssen wir uns treffen?

Heute haben wir viele verschiedene Möglichkeiten, uns elektronisch zu treffen. Wir müssen aufpassen, dass wir nicht reagieren, weil es bequem ist, und wir müssen unsere Büros nicht verlassen. Meistens gibt es, wie ich bereits erwähnte, drei große Kategorien von Sitzungen, die über die erforderlichen persönlichen, einzel-Sitzungen hinausgehen: Informationsaustausch, Rechenschaftspflicht oder Verantwortungsberichterstattung und Problemlösung. Dennoch sollten die Leute vor dem Treffen folgende Fragen stellen:

Warum müssen wir uns treffen?
Brauchen wir Interaktion?
Werden wir den Menschen nur sagen, was sie bequem lesen können?
Müssen wir zusammenarbeiten, um Ideen zu entwickeln?
Ist das Zusammensein wertvoll?
Müssen so viele Menschen miteinander interagieren?
Was wäre, wenn wir uns nicht treffen würden?
Ist dies der beste Nutzen für die Zeit der Menschen, wenn man erkennt, dass die Reduzierung der Teilnehmerzahl Zeit für alle Teilnehmer und Nichtanwesende spart?
Null elektronische Geräte außer für Notizen
Um die Wahrscheinlichkeit eines sinnvollen Treffens zu erhöhen, sollten wir keine elektronischen Geräte im Raum zulassen, außer für Notizen. Personen, die “Anrufe erwarten”, sollten nicht teilnehmen. Die Regel sollte einfach sein: Wenn Sie zu dem Treffen eingeladen werden, brauchen wir Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie erwarten, dass jemand Sie während des Meetings kontaktiert, entschuldigen wir Sie von der Konferenz und treffen uns mit denen, die bereit und in der Lage sind, anwesend zu sein.

Um die Wahrscheinlichkeit eines sinnvollen Treffens zu erhöhen, sollten wir keine elektronischen Geräte im Raum zulassen, außer für Notizen. Personen, die “Anrufe erwarten”, sollten nicht teilnehmen. Die Regel sollte einfach sein: Wenn jemand Sie zum Meeting einlädt, braucht er Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie also erwarten, dass jemand Sie während der Besprechung kontaktiert, entschuldigen Sie sich von der Besprechung und bitten Sie jemand anderen, Sie über das Ergebnis zu informieren. Nur Leute, die bereit und in der Lage sind, anwesend zu sein, sollten teilnehmen.

Sinnvolle Treffen helfen Unternehmen, dynamischer zu werden. Diese Sitzungen können Mitarbeiter inspirieren. Jeder CEO sollte sie unterstützen. Das Gegenteil ist wahr. Menschen, die sich ohne wirkliches Ziel zusammentun, außer sich zu treffen, Verschwendung, Kosten zu schaffen und die Moral zu zerstören.

Natürlich brauchen wir viele persönliche Treffen, weil wir menschliche Interaktion brauchen. Wir sollten uns jedoch fragen, ob wir alle Sitzungen brauchen, die wir abhalten wollen. Außerdem sollten wir die Notwendigkeit von Treffen, die andere organisieren, bitten und uns einladen, daran teilzunehmen, immer und geeignete Alternativen vorschlagen.

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Penulis: 
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